Tilgængelighed og aktindsigt i arkivet

Arkivloven fastsætter frister for, hvornår offentlige arkivalier, som sager og dokumenter, er tilgængelige. Fristerne gælder, uanset om arkivalierne er afleveret til stadsarkivet eller fortsat ligger hos forvaltningerne i kommunen.

De fleste arkivalier er tilgængelige efter 20 år. Arkivalier, der indeholder følsomme og fortrolige oplysninger om enkeltpersoners private forhold og økonomi, er dog først tilgængelige efter 75 år.

Tilgængelighedsfristen bliver beregnet fra det år, sagen eller protokollen er afsluttet. 

Ifølge arkivloven kan der søges adgang til arkivalier, inden de er umiddelbart tilgængelige. Hvis arkivalierne er afleveret til stadsarkivet, er det arkivet, der kan give dispensation fra Arkivlovens tilgængelighedsfrister og ansøgning sendes derfor hertil.

Hvis arkivalierne ikke er afleveret til Stadsarkivet, skal dispensationsansøgningen rettes til den forvaltning, der har skabt sagen. Dispensationsafgørelsen vil være bestemt af, om formålet med benyttelsen af arkivalierne vil kunne opfyldes uden at beskyttelseshensynet i forhold til den enkelte borger krænkes.

I de tilfælde, hvor oplysningerne er omfattet af Lov om behandling af personoplysninger, kræves yderligere samtykke fra Datatilsynet. 

En betingelse for at Stadsarkivet giver dispensation fra arkivlovens tilgængelighedsfrister er, at ansøgeren erklærer at ville overholde de vilkår, der fastsættes for benyttelsen af arkivmaterialet.

De generelt gældende vilkår er:

• At materialet kun må benyttes til det formål, der er angivet i ansøgningen
• At tilladelsen er personlig og derfor kun gælder ansøgeren
• At fortrolige oplysninger ikke uberettiget må offentliggøres, videregives eller udnyttes på anden måde.

En oplysning er fortrolig, når den betegnes som sådan ved lov eller anden gyldig bestemmelse, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige offentlige eller private interesser. Desuden fastsættes specielle vilkår i hvert enkelt tilfælde. De afhænger af det formål, der er angivet for benyttelsen af arkivalierne og af en vurdering af arkivaliernes karakter. 

Når der søges dispensation efter arkivloven enten til slægtsforskning, forskning eller af privat interesse, vil tilladelsen, hvis den gives, normalt gælde hele sagen, men på bestemte vilkår.

Når aktindsigt søges efter forvaltningsloven skal ansøgeren være part i sagen. Adgangen til aktindsigt er omfattet af en række undtagelsesbestemmelser, jvf. kap 4, § 12-15.

Aktindsigt efter offentlighedsloven giver ret til indsigt i myndigheders sagsbehandling. Undtagelser herfra er anført i lovens kap. 3, § 12-14.

Tilladelse til aktindsigt gives uden vilkår og træffes af den myndighed, der har ansvaret for den pågældende sag.

Forvaltningslovgivningens aktindsigtsregler eksisterer parallelt med arkivlovens tilgængelighedsregler samtidig med, at de også supplerer hinanden.

Arkivlovens tilgængelighedsregler har således den funktion, at de giver adgang til materiale, der ifølge aktindsigtsreglerne kan være omfattet af undtagelsesbestemmelser. Det sker enten ved dispensation eller hvis materialet er blevet umiddelbart tilgængeligt efter arkivlovens tilgængelighedsfrister på 20 eller 75 år. 

• Forvaltningsloven giver den person, der er part i en sag, mulighed for aktindsigt. Loven gælder dokumenter oprettet efter 1. oktober 1964.
• Offentlighedsloven giver mulighed for at søge aktindsigt i myndigheders sagsmateriale, der er oprettet efter 1. januar 1971. Undtaget er oplysninger om enkeltpersoners private og økonomiske forhold, forhold vedr. statens sikkerhed og myndigheders interne papirer.
• Persondataforordningen giver borgeren ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger der databehandles om vedkommende. Loven trådte i kraft 1. juli 2000.
• Arkivloven giver ligesom persondataloven borgeren ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger der er databehandlet om vedkommende og afleveret til arkiv.